Все, что вам нужно знать о PDF-файлах
В сегодняшнюю цифровую эпоху формат Portable Document Format (PDF) стал повсеместным файловым форматом, используемым для обмена и сохранения документов. PDF, переносимый формат документов, позволяет пользователям обмениваться информацией между устройствами и операционными системами без изменения исходного формата данных, хранящихся внутри. Этот защищенный формат файлов широко используется частными лицами и компаниями по всему миру. Если вы подаете заявление о приеме на работу, отправляете важный отчет или распространяете электронную книгу, скорее всего, вы столкнетесь с PDF-файлами.
В этой статье мы обсудим, что такое файлы PDF и почему они важны, а также преимущества их использования для обмена данными.
Что такое PDF-файл?
PDF, сокращение от Portable Document Format, представляет собой формат файла, созданный Adobe Systems в начале 1990-х годов. Он был разработан для решения проблемы обмена электронными документами с сохранением их исходного форматирования на разных платформах, устройствах и операционных системах. Файлы PDF не зависят от платформы или программного обеспечения, поэтому вы можете открывать и просматривать их на любом устройстве, работающем в любой операционной системе.
Помимо текстов и изображений файлы PDF могут содержать гиперссылки, видео, встроенные шрифты, трехмерные иллюстрации, интерактивные кнопки и многое другое. Когда вы делитесь PDF-файлом через Интернет, никакие данные или визуальные элементы не скомпрометированы.
В то время как отдельные пользователи могут использовать этот формат файла для создания резюме, университетских проектов или отчетов, предприятия часто разрабатывают свои руководства по продуктам, брошюры, листовки, электронные книги и другие маркетинговые материалы в формате PDF.
Если вы считаете, что ваш PDF-файл достаточно велик для публикации в Интернете, узнайте как уменьшить размер PDF чтобы сделать их общедоступными.
Почему вы используете файлы PDF?
Давайте разберемся в этом на примере. Предположим, вы создаете свое заявление о приеме на работу в Microsoft Word и публикуете его в виде файла .docx. Поскольку .docx является расширением файла по умолчанию для документов MS Word, у всех в цикле должно быть установлено программное обеспечение на устройстве для просмотра файла.
В противном случае они не смогут открыть и просмотреть файл и хранящуюся в нем информацию. И если они могут, есть вероятность, что некоторые данные или форматирование могут быть изменены или изменены случайно.
Теперь, если вы поделитесь этой информацией в формате PDF, формат файла гарантирует безопасность и целостность текста. По сути, PDF-файлы разрабатываются для просмотра, а не для редактирования, поэтому неотъемлемые компоненты документа сохраняются, что делает их более доступными для совместного использования.
Файлы выглядят одинаково на всех размерах экрана, включая телефоны, планшеты и компьютеры. Предоставление общего доступа к заявлению о приеме на работу в формате PDF гарантирует, что все смогут просматривать его одинаково, как и предполагалось.
Преимущества использования PDF-файлов
Большинство людей полагаются на электронные документы, такие как PDF-файлы, для обмена данными из-за легкого доступа на разных устройствах. Давайте посмотрим на преимущества, которые дают файлы PDF.
№1. Безопасность
Компании и частные лица предпочитают использовать PDF-файлы, поскольку эти файлы легко зашифровать с помощью паролей. Документы PDF в основном хранят важную информацию, такую как банковские выписки, финансовые сводки, академические справки или данные, относящиеся к бизнесу.
Важно защитить эти данные, добавив надежные пароли, которые трудно расшифровать. Шифруя эти файлы и хранящиеся в них данные, вы можете исключить вероятность несанкционированного доступа к конфиденциальной информации.
№ 2. Доступность
PDF-файлы являются очень доступными документами, поскольку их можно читать на любом устройстве и в любой операционной системе. При этом это означает, что вы можете легко просматривать данные PDF, открывая их на телефонах, планшетах и компьютерах.
Более того, эти файлы не требуют установки какого-либо программного обеспечения на устройство, аналогичного файлам других форматов, таким как файлы Word или PPT. Например, для просмотра файлов .doc на устройстве должен быть установлен Microsoft Word, а для просмотра презентаций — MS PowerPoint.
№3. Настраиваемый
Портативный формат документа не ограничивается текстом; вы можете добавить столько поддерживаемых визуальных элементов, сколько захотите. Эти файлы легко настраиваются и, следовательно, идеально подходят, когда вы хотите подготовить презентацию, брошюру о продукте или что-то увлекательное.
Вы можете добавлять многомерные изображения, анимацию, графику, видео и другие привлекательные элементы, чтобы сделать файлы более информативными и эстетически приятными. Ни один из этих элементов не подвергается риску, когда вы делитесь PDF-файлами через Интернет или с помощью флэш-накопителя.
№ 4. Удобный
PDF-файлы легко создавать и открывать, поскольку они не зависят от версии. После PDF-файлов Word является еще одним популярным форматом файлов, который люди используют для хранения и обмена данными. Но пробовали ли вы когда-нибудь открыть документ .docx в старой версии MS Word?
Если вы можете открыть файл Word в более новой версии программного обеспечения, возможно, вам придется нарушить целостность и структуру содержимого. PDF-файлы не имеют таких ограничений, поэтому их удобно открывать и просматривать.
№ 5. Компактный
Файлы PDF сжимают большие объемы данных, чтобы сделать файлы меньше и более доступными. Таким образом, эти файлы компактны и не занимают много места на медиа хранилище. Если у вас есть большой PDF-файл, вы можете сохранить его на облачном диске, поскольку он зашифрован и защищен.
Сжимая размер большого PDF-файла, вы можете гарантировать, что он быстрее и безопаснее достигнет места назначения. Из-за компактного размера этих файлов вы можете делиться ими через BlueTooth, через WiFi, по электронной почте или любым другим способом обмена данными.
№ 6. Интерактивные элементы
PDF-файлы поддерживают интерактивные элементы, такие как гиперссылки, закладки и мультимедийное содержимое. Вы можете легко добавлять интерактивные ссылки на внешние веб-сайты, создавать закладки для удобной навигации по документу, вставлять видео или аудиоклипы и даже включать интерактивные формы, которые можно заполнять в электронном виде. Эти функции делают PDF-файлы универсальными и привлекательными, идеально подходящими для презентаций, электронных книг и форм.
№ 7. Архивирование и долгосрочное хранение:
PDF-файлы широко используются для архивирования и долгосрочного хранения документов. С введением PDF/A, специализированного подмножества PDF, предназначенного для архивных целей, документы можно хранить для дальнейшего использования с гарантией того, что они сохранят свою визуальную точность даже по прошествии многих лет.
PDF/A предназначен для обеспечения доступа к документам и их точного отображения в долгосрочной перспективе, независимо от технологических достижений или обновлений программного обеспечения. Он устраняет функции, которые могут помешать доступности в будущем, такие как встраивание внешнего контента, JavaScript или определенные типы шифрования.
№8. Метаданные и информация о документе
PDF-файлы позволяют включать метаданные, которые являются дополнительной информацией о самом документе. Метаданные могут включать такие сведения, как имя автора, дата создания, ключевые слова и информация об авторских правах. Архивные PDF-файлы часто содержат надежные встроенные метаданные, упрощающие поиск, классификацию и извлечение документов в будущем.
№ 9. Возможность поиска и индексация
PDF-файлы можно сделать доступными для поиска с помощью технологии оптического распознавания символов (OCR). OCR анализирует текст в изображении или отсканированном документе и преобразует его в доступный для поиска и выбора текст. Эта функция бесценна для целей архивирования, поскольку она обеспечивает эффективный поиск и индексирование больших коллекций PDF-файлов.
№10. Цифровые подписи
PDF-файлы поддерживают цифровые подписи, которые обеспечивают дополнительный уровень безопасности и подлинности. Цифровые подписи можно использовать для проверки целостности документа, подтверждения личности подписавшего и гарантии того, что документ не был подделан с момента его подписания. Эта функция особенно важна для долгосрочного хранения, поскольку она помогает установить действительность и достоверность документа с течением времени.
№ 11. Соответствие и юридические требования
PDF-файлы, особенно созданные в формате PDF/A, часто признаются и принимаются как соответствующие отраслевым стандартам и законодательным требованиям в отношении архивирования и долгосрочного хранения. Многие организации, учреждения и государственные органы предпочитают формат PDF/A для архивирования своих документов из-за его надежности и соответствия рекомендациям по сохранению.
Заключение
Распространение PDF-файлов изменило то, как мы обрабатываем и делимся цифровыми документами. Благодаря возможности поддерживать согласованность форматирования, универсальной доступности, возможностям безопасного обмена данными и поддержке интерактивных элементов PDF-файлы стали незаменимым инструментом в нашей цифровой жизни.
Выбирая PDF в качестве формата файлов для архивирования, отдельные лица и организации могут быть уверены в долговечности и удобстве использования хранящихся у них документов даже в условиях развития технологий и изменяющейся цифровой среды.
