Как спланировать свой день с помощью Structured
Все борются за то, чтобы что-то сделать. Хотя мы знаем, что должны закончить работу, мы склонны откладывать ее до последнего момента, что приводит к ненужному стрессу и некачественной работе. Хотя на YouTube есть тысячи видеороликов, которые могут научить вас, как победить прокрастинацию, мы обнаружили, что вам нужно всего лишь следовать нескольким правилам, чтобы привести свою жизнь в порядок. В этом руководстве мы объясним принципы достижения цели и то, как вы можете использовать структурированное приложение для планирования своего дня и выполнения своих задач.
Три принципа продуктивности.
Если вы хотите стать продуктивным, вам нужно сделать в основном три вещи. Если вы будете соблюдать эти три правила, вы обязательно заметите увеличение продуктивности.
1. Снимайте, чтобы не забыть
Первый шаг — зафиксировать все ваши задачи. Человеческий разум — не лучшее место для хранения задач. Если вы будете держать их только в голове, само давление этих задач вызовет у вас чувство беспокойства, которое часто становится настолько изнурительным, что вы не начинаете ни одной работы. Это также означает, что некоторые задачи наверняка ускользнут. Вот почему вы должны завести привычку фиксировать все задачи.
2. Запланируйте это, и это почти сделано
Второй шаг — запланировать задачу. Во-первых, проверьте свой список задач и выполните любую задачу, которая требует менее пяти минут. Несмотря на то, что эти задачи небольшие, если они останутся в вашем списке дел, они всегда будут казаться горой.
Как только вы справитесь со своими небольшими задачами, запланируйте задачи, желательно с помощью календаря или приложения для планирования дня, такого как Structured. Не просто назначайте сроки выполнения задач и позволяйте им быть. Активно планируйте свой день и вписывайте в него свои задачи.
Поначалу следовать расписанию может быть сложно, но вы быстро к этому привыкнете. Помните, что запланировано, то и сделано. Это святой Грааль продуктивности, и его никогда нельзя воспринимать как должное.
3. Доверьтесь закону Паркинсона
Закон Паркинсона гласит, что работа расширяется, чтобы заполнить то время, которое мы ей уделяем. Это означает, что если вы выделяете четыре часа на задачу, в конечном итоге вам потребуется четыре часа, чтобы выполнить ее. Не имеет значения, если работа требует всего 2 часа для начала.
Мы сталкивались с этим в реальной жизни слишком много раз, чтобы поверить, что это фарс. Только вы можете судить, сколько времени вам нужно для решения задачи. Мы рекомендуем постоянно проверять себя. Если вы считаете, что задача требует 2 часов, попробуйте выделить на нее только полтора часа и посмотрите, как вы справитесь.
В большинстве случаев мы чувствовали, что чем меньше времени мы посвящаем задаче, тем больше мы концентрируемся на ней. Конечно, есть ограничение на то, насколько вы можете сократить время выполнения задачи. Мы рекомендуем вам продолжать тестировать этот предел.
Почему вы должны использовать структурированный
Существуют десятки приложений, которые вы можете использовать для планирования своего дня. Вам даже не нужно приложение, и вы можете сделать это с помощью ручки и бумаги. Тем не менее, есть что-то в использовании инструмента с захватывающим дух дизайном, который успокаивает нас, и Structured — один из таких инструментов. По той же причине мы используем Ulysses в качестве приложения для письма на Mac.
Еще одним преимуществом использования Structured является то, что вы можете использовать его на своем Mac, iPhone, iPad и Apple Watch. Поэтому независимо от того, какое устройство Apple вы используете, вы можете получить доступ к своим задачам с помощью Structured.
По своей сути Structured — это приложение-планировщик, которое позволяет планировать свой день. Вы можете добавлять задачи, назначать им место в вашем дне и видеть, как индикатор выполнения заполняется с течением времени. Вы можете получать уведомления и добавлять повторяющиеся задачи.
Наш любимый способ использования Structured — оставить его на iPad Pro, прикрепленном к подставке PITAKA MagEZ. Подставка держит iPad Pro на уровне глаз и заряжает его по беспроводной сети, чтобы он не разрядился. В сегодняшнем руководстве мы будем использовать приложение Mac, чтобы показать вам, как планировать свой день с помощью Structured, чтобы добиться цели.
Как использовать Structured для планирования дня
Когда вы запускаете Structured в первый раз, вы увидите экран с инструкциями, предлагающий ввести время пробуждения и сна. Мы рекомендуем заполнить эти данные, так как это дает вашему дню время начала и окончания. Структурированный также будет включать в себя несколько задач, которые помогут вам начать работу. Вы можете удалить их все, так как мы проведем вас через весь процесс. После того, как вы все это сделали, вы должны увидеть красивое пустое пространство, как показано на скриншоте.
Настройка Structured для настройки ваших предпочтений
1. Начнем с настройки приложения. Откройте структурированные настройки, нажав сочетание клавиш ⌘, или перейдя в пункт меню Structured и нажав на Настройки.
2. Сначала нажмите на Появление настройки.
3. Здесь вы можете изменить цвет приложения по умолчанию, макет, цвет фона, шрифт и размер шрифта. Поэкспериментируйте с этими настройками и настройте приложение по своему усмотрению.
4. Теперь вы можете решить, хотите ли вы, чтобы ваши задачи напоминаний и события календаря отображались в структурированном виде. Нажмите на соответствующие настройки и предоставьте необходимые разрешения.
5. Вы также можете зайти внутрь Передовой настройки, чтобы изменить день начала недели по умолчанию с воскресенья на понедельник.
Планирование дня внутри Structured
1. Если вы помните, первый шаг — переместить задачи из головы в приложение. В Structured есть встроенная папка «Входящие», которая действует как свалка для всех ваших задач. Чтобы получить доступ к Входящиенажмите кнопку боковой панели в верхнем левом углу.
2. Теперь вы можете использовать Новая задача для папки “Входящие” или кнопку плюс (+), чтобы сбросить сюда все ваши задачи. Давайте добавим несколько задач, чтобы увидеть, как это работает.
3. Вы заметите, что Structured автоматически назначает символы всем вашим задачам. Этих символов сотни, и приложение в основном определяет идеальный символ на основе заголовка задачи.
Обратите внимание, что Structured не дает вам функций организации задач. Поэтому, если вы используете такие приложения, как Things 3, для управления своими задачами, сбрасывайте туда свои задачи. Structured в основном предназначен для планирования дня, а не для диспетчера задач.
4. После того, как вы сбросили свои задачи в Structured, вы можете использовать кнопку «плюс» (+) рядом с элементом, чтобы добавить их на временную шкалу вашего дня.
Скажем, я отвечу на свои электронные письма первым делом утром. Я нажму кнопку «плюс» и воспользуюсь структурированным планировщиком, чтобы запланировать задачу.
5. Обратите внимание, как задача была добавлена на мою дневную шкалу. Вы также можете напрямую добавлять задачи на временную шкалу, используя большую кнопку с плюсом в правом верхнем углу.
6. Допустим, я иду на киносеанс в 18:00. Как видите, я могу назначить день и время, задать продолжительность задачи и присвоить ей цвет.
7. Я также могу сделать это повторяющейся задачей и добавить несколько предупреждений. Наконец, я могу добавить подзадачи, чтобы разбить задачи на более мелкие части и добавить любые примечания, связанные с задачей.
8. Вот как выглядит моя временная шкала после добавления задачи.
9. Давайте добавим еще пару задач, чтобы конкретизировать временную шкалу. Мы будем раскрашивать задачи для разных областей нашей жизни, чтобы сделать их более заметными. Вот как сейчас выглядит Structured.
Обратите внимание, как организован мой день. Я вижу, где у меня есть свободное время, чтобы добавить что-то новое. Нам также нравится, что Structured заполняет панель задач по истечении времени, давая вам визуальное представление о том, сколько времени осталось.
И посмотрите, как красиво выглядит график нашего дня в приложении Structured для iPhone. Это просто умоляет нас использовать приложение все больше и больше.
Структурированные заключительные мысли: правильное приложение
Structured проверяет все три стратегические точки, которые позволяют нам завершить работу. Вы можете фиксировать все задачи в папке «Входящие», помещать задачи на временную шкалу дня, а также просматривать и управлять назначенным временем. С тех пор, как мы начали использовать Structured, мы стали лучше осознавать время, которое мы тратим, и, что более важно, то, как мы проводим свой день.
Приложение сделало нас более осведомленными об ограниченном времени, которое мы получаем в день. Есть что-то освобождающее в том, чтобы видеть, как ваш день отображается в красивом пользовательском интерфейсе. Если вам нравится то, что вы читаете, вы можете установить приложение из App Store.
Structured можно загрузить и использовать бесплатно, а его профессиональная версия стоит всего 2,99 доллара в месяц. Вы также можете сразу купить приложение с пожизненной покупкой за 29,99 долларов США. Если у вас есть подписка SetApp, вы можете получить это приложение бесплатно.
